گامهای عملی برای استفاده بهتر از زمان
برخی از ما در کشتن زمان مهارت فوقالعاده داریم و شاید هرگز برایمان قابل تصور نباشد که میتوان از زمان موجود حتی دوبرابر ظرفیت واقعیاش استفاده کرد؛ یعنی میتوان از 24 ساعت 48 ساعت آفرید. برای دستیابی به این مهم برداشتن قدمهای زیر ضرورت دارد:
گام اول: تصویر واقعی از 24 ساعت
بارها اتفاق افتاده که در یک لحظه متوجه شدهایم هفت روز هفته به پایان رسیده است. یعنی روز جمعه حسرت شنبه تا پنجشنبه را خورده ایم و با یک حساب سرانگشتی دریافتهایم زمان زیادی از 168 ساعت یک هفته هرز رفته یا ضایع شده است. چون
الف) تا کنون نگاه ما به زمان، روز، هفته و ماه بوده است نه ساعت و دقیقه و ثانیه.
ب) در تقسیم اوقات همیشه فرداها را روز فعالیت تعریف کردهایم.
ج) ساعات روزانه و هفتگی را در قاب زمان جدی نگرفتهایم.
وجود این سه مسئله ما را به ضایعه اتلاف وقت دچار ساخته است. بنابراین، نخستین گام جهت تکثیر زمان عبارت است از تصویر واقعی و مرزبندی شده از 24 ساعت هر روز.
گام دوم: شناخت خود
گاه انسان ساعاتی از روز را توانمندتر و علاقهمندتر ظاهر میشود. این ساعات، ساعتهای کیفی خوانده میشوند و در افراد مختلف تفاوت دارند. بعضی در آغاز روز دارای این حالتند، برخی در وسط روز و جمعی در پایان روز و حتی آخر شب یا طلیعه صبح. ساعات توانمندی انسان نشاط آور است و توان انسان در زاویه هدفها قرار میگیرد. رقبای اصلی ساعات آمادگی و توانمندی انسان عبارتند از:
الف) اشتغال به کارهای ظاهرا سرگرم کننده؛
ب)پناه بردن پراکنده و بیهدف به تلویزیون و رسانههای جمعی دیگر؛
ج)مطالعه پراکنده و بیهدف و برنامهریزی نشده؛
د)پناه بردن به تلفن و تماسهای غیرلازم.
در این موقعیت باید به مهمترین و ارزشمندترین کارها روی آورد. این دقت ما را به شگفت انگیزترین کارکرد ذهن که توانمندی و اهمیت طراحی برنامه و نوعی مهندسی زمان است، میرساند. بعد از ساعاتی کار در مییابید:
الف) سرعتتان فوقالعاده بالا میرود.
ب)دقتتان بسیار فزونی مییابد.
ج)اطلاعاتتان به سرعت و منظم به ذهن متبادر میگردد.
د) محصولتان دقیق، تمیز، منظم و مرتب و عمیق، زیبا و زمان کمتر به دست میآید.
این تجربه نوعی شگفتی ذهنی به ارمغان میآورد. اگر به وضع موجود(بینظمی، ترس، ابهام، بیبرنامگی، عدم زمانبندی) عادت نکنیم و به سمت فعالیتها برویم و دچار اسارتهای زمان و محدودیت نشویم، در جاده بارش مغزی و تکثیر زمان گام نهادهایم.
گام سوم: اولویت بندی کارها
گام سوم اولویت بندی کارها طبق ضرورتها و اهمیتهاست، زیرا کارهای مهم در زمانهای توانمندی ذهنی و جسمی با سرعت و دقت بیشتر انجام میگیرند. اين عمل كمك ميكند كه موارد زمانبر كه نه اوقات خوشي را ترتيب ميدهند و نه كمك ميكنند كه به اهداف خود دست يابيد را حذف كنيد. اين مرحله بيشترين تغيير در جهت افزايش زمان را به دنبال دارد. با تصميم گيري در خصوص فعاليتهايي كه بايد انجام دهيد و فعاليتهايي را كه بايد حذف كنيد اولويتبندي را آغاز كنيد.
براي تصميمگيري در خصوص فعاليتهايي كه بايد انجام دهيد، فعاليتهايي را تعيين كنيد كه از آنها لذت ميبريد و آنها را خوب انجام ميدهيد. خيلي مهم است كه هم از نظر حرفهاي و هم از نظر شخصي از كاري كه انجام ميدهيد لذت ببريد. در گزارش خود كارهايي كه از آنها لذت ميبريد و كارهايي كه براي شما خوشايند نيستند را مشخص كنيد. اكثريت روز شما بايد صرف كارهايي شود كه از انجام آنها لذت ميبريد.
در حالي كه مهم است از انجام يك كار لذت ببريد، نيز مهم است كه آن را خوب انجام دهيد. بعد از تعيين كارهايي كه از آنها لذت ميبريد و آنها را خوب انجام ميدهيد، شما آماده هستيد كه فعاليتهاي غيرضروري در زندگي خود را دور بريزيد. تمام منابع موجود خود را پيدا كنيد و فعاليتهايي را كه بيش از توان خود ميدانيد واگذار كنيد. بعد از اينكه فهرست كارهاي روزانه را به ميزان قابل قبولي از مسئوليتها كاهش داديد، زمان برنامهريزي فرا ميرسد.
نباید فراموش کنیم که:
- ساعات اولیه بعد از ظهر بهترین وقت برای انجام کارهای کوچکی است که بیش از چند دقیقه وقت نمیگیرد.
- عموما ساعات آغازین روز بهترین زمان برای انجام کارهای دقیق، ظریف و حساس است.
- اگر کسی کاملا از نوع و میزان کار خود آگاهی داشته باشد، امکان این که در طول روز آن را با هوش و ذکاوت بیشتر، منطقیتر و در زمان کوتاهتر انجام دهد، بیشتر است.
- آینده نگری عامل حذف آیندهنگرانی است. بدین سبب گفته میشود برای برنامهریزی مؤثر و بهینه ابتدا اهداف و فعالیتهای یک روز خود را مشخص سازید و سپس آنها را در چارچوب زمانی تعیین کنید. این کار زمان را معنادارتر و لحظات را بهینهتر میسازد. میتوان همگام با این کار، فعالیتهای هفته و ماه را نیز پیشبینی و تنظیم کرد. به کار گیری این نکات به افزایش طول زمان و ساعات میانجامد و زمان را پربرکتتر میسازد.
گام چهارم: تمرکز
بسیاری از لجامگسیختگیها در بحث زمان به دلیل نداشتن تمرکز هنگام انجام کار است و اصطلاحا تلاشهای زخمی است. نداشتن تمرکز سبب میشود کاری که باید در نیم ساعت انجام شود، 2 یا 3 ساعت و چه بسا روزها به درازا بکشد. این پدیده اصطلاحا سرمایهگذاری زخمی زمان خوانده میشود.
نكات سودمند براي بهبود كيفيت وقت
- از مزاحمتها جلوگيري كنيد.
- تماسهاي تلفني ميتوانند خيلي وقتگير باشند. تماسهاي تلفني قطار افكار را از حركت بازميدارند. تماسهاي تلفني ممكن است شما را متعهد به انجام كارهايي كنند كه آمادگي آنها را نداريد. از خاموش كردن زنگ تلفن نترسيد. وقتي كارتان تمام شد پيغامهاي دريافتي را چك كنيد.
- كارهايي را كه نياز داريد انجام دهيد، در فهرست كارها يادداشت كنيد. كارهاي فهرست را اولويتبندي كنيد. با انجام اين عمل، شما ميتوانيد روز خود را كنترل كنيد.
- بر خوب استفاده کردن از زمان تأكيد كنيد نه مشغول بودن
- تمركز بر انجام مهمترين كارها در ابتدا، به شما كمك ميكند كه كار بيشتري انجام دهيد و آنها را سر وقت انجام دهيد.
- سرعت خود را تنظيم كنيد
- خود را با تعداد ساعات زياد كار خسته نكنيد. مديريت مؤثر زمان بايد اين امكان را فراهم آورد كه بتوانيد كارهاي مورد نياز را انجام دهيد بدون اينكه نياز باشد تعداد ساعات زيادي را در دوره زماني بزرگتر مشغول باشيد.
- هدفگذاري كنيد؛ اهدافي تعريف كنيد كه به سادگي قابل دستيابي باشند. وقتي به اهداف تعريف شده رسيديد، براي هدفي كه مشكلتر است اقدام كنيد.
- نبايد انتظار داشته باشيد كه تمام انتظاراتتان يك شبه برآورده شوند چرا كه يك فرايند تدريجي است.
- اهداف خود را اولويتبندي كنيد.
- اگر كارها را در زمان خودشان انجام ندهيد غير مؤثر عمل كردهايد.
- وقتي با كار بزرگي روبرو ميشويد آن را به بخشهاي كوچكتر تقسيم كنيد.
- توجه غير ضروري به جزئيات باعث ميشود كه ديگر كارها را به تأخير بياندازيد.
- اگر بتوانيم ياد بگيريم كه بين كار و تفريح تعادلي برقرار كنيم زندگي سالمتر و شادتري خواهيم داشت.
- كار درست را در زمان درست انجام دهيد.
- انجام كارها براساس اولويت كمك ميكند كه كارها را خوب مديريت كنيد.
- ساعات اوج كاري خود را پيدا كنيد و از مزاياي ساعت اوج كاري استفاده كنيد.
- براي مديريت موفق زمان، بايد يك سيستم مديريت زمان مناسب خود طراحي كنيد.
- روش برنامهريزي مناسب خود را انتخاب كنيد.
- در برنامهریزی، ابتدا انتظارات خود را برآورده كنيد.
- به ياد داشته باشيد تعداد ساعات محدودي در يك روز وجود دارد. سعي نكنيد به نتايجي ماورای قابليتهاي خود دست يابيد.
- مدت زماني را صرف خود كنيد.
- براي اينكه به حداكثر عملكرد دست يابيد به زمان خواب و استراحت كافي نياز داريد. كار مداوم بدون استراحت سطح استرس را افزايش داده و سطح عملكرد را كاهش ميدهد.
- در مقیاس کلان برنامهریزی کنید و در مقیاس خرد عمل نمایید.
- شما میتوانید از همین ابتدای سال،یک برنامه یک ساله داشته باشید و بعد آن را در دو نیم سال، چهار فصل، 12 ماه و 365 روز تقسیم کنید. با این نگاه حتی همین لحظه که مجله را مطالعه میکنید، در حال انجام یکی از برنامههای سالانه خود هستید که در آن قصد داشتید مطالعه آزاد داشته باشید و معلومات جانبی خود را افزایش دهید.
- شبها قبل از خواب، برنامه روز بعد خود را در کاغذی یادداشت کنید. قبل از این کار باید سری به گزارش کار روزی که سپری کردهاید بزنید تا میزان موفقیت و موانع آن را بررسی کنید. این محاسبه باعث میشود تا نسبت به زمان خود حساستر باشد و دزدهای زمان را شناسایی کنید.
- برنامه شما به اندازه تواناییتان باشد . فشار آوردن به خود و خسته شدن،باعث میشود روزهای بعد توانایی کمتری داشته باشید. توانایی خود را در روزها و ساعتها تقسیم کنید تا همیشه با نشاط به انجام برنامه خود بپردازید و بهترین نتیجهها را بگیرید.
- در برطرف کردن ضعفهای خود جدی باشید اما خودتان را سرزنش نکنید. شما در طول روز موفقیتهایی هم داشتهاید. به خاطر آن از خداوند تشکر کنید و از او برای انجام بهتر کارهایتان نیرو بگیرید.
- در مورد برنامه تان با افراد موفق مشورت کنید تا کمبودها و اشکالات آن را زودتر متوجه شوید.
دیدگاهتان را بنویسید